Handleiding

Deze handleiding is bedoeld als basis voor het gebruik van Prettig Personeel. Mis je nog onderwerpen of loop je na het lezen van de handleiding nog ergens tegenaan, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

De handleiding is opgedeeld in vijf onderdelen:

Belangrijke vensters

Overzichten

Personeelsdossier

Instellingen

Aanpassen van sjablonen (o.a. contracten)

Automatische reminders

Belangrijke vensters

Hoofdvenster account

Zodra je Prettig Personeel opstart kom je in het hoofdvenster terecht. De structuur van je account betreft verschillende boxen en een overzicht van een hoofdkantoor met eventueel verschillende vestigingen. Alle werknemers vallen onder een vestiging. Heb je een bedrijf met 1 vestiging, dan wordt alleen deze vestiging getoond in je abonnement.

Zodra er meer vestigingen zijn kun je deze eenvoudig selecteren aan de linkerkant onder mijn vestigingen. Je kunt zelf nieuwe vestigingen, door naar instellingen te gaan, dan vestigingen en vervolgens op het groene plusje te klikken.

Door op een medewerker te klikken krijg je een overzicht van verschillende persoonlijke gegevens. Daarnaast kun je vanuit het hoofdvenster doorklikken naar de verschillende weergaves, zoals aandachtspunten, verzuimoverzicht, smoelenboek, taken en medewerkers uit-dienst. Een nieuwe medewerker voeg je toe door te klikken op 'voeg medewerker toe' rechts boven in de 'in dienst' weergave.

Schermopbouw medewerker

Per medewerker beschik je gemakkelijk over alle informatie die snel toegankelijk moet zijn. Voorbeelden zijn telefoonnummer, basiscontractgegevens en openstaande aandachtspunten. Deze gegevens zijn in één oogopslag te zien op de werknemerkaart die is ingedeeld in verschillende vlakken. De verschillende informatievlakken zijn:

• persoonlijke gegevens
• contracten
• opmerkingen
• verstrekkingen
• functioneren
• taken
• tijdregistratie
• verzuim
• bestanden
• correspondentie
• opleiding
• aanvullende voorwaarden en mutaties

Aanmaken en wijzigen werknemergegevens

Aanmaken en wijzigen contracten

terug naar boven

Overzichten medewerkers

In-dienst

Aandachtspunten

Deze view geeft je een overzicht van alle aandachtspunten die uit een functioneringsgesprek komen.

Verzuim

Onder verzuim vind je per medewerker het aantal verzuimdagen te zien, plus het percentage over het gehele jaar. Door op een medewerker te klikken kom je in het personeelsdossier terecht. Van hieruit kun je doorklikken om de verzuimdetails te zien.

Smoelenboek

In het personeelsdossier kun je per medewerker een foto uploaden. Deze foto wordt weergegeven in het smoelboek.

Taken

De takenlijst geeft haarfijn aan wat er per medewerker voor openstaande taken zijn, inclusief vervaldatum. In dit overzicht kun je de vervaldatum aanpassen door op het datumveld te klikken. Automatisch zal er een agenda verschijnen waaruit je een nieuwe datum kunt selecteren. Is de taak reeds afgerond, dan kun je hem afvinken en de taken markeren als compleet.

Verlof

In de verlofplanning kun je het verlof van je medewerkers bekijken. Per maand kun je overzichtelijk zien welke medewerker afwezig is en voor hoelang. Door op de naam te klikken kun je direct het personeelsdossier bekijken, inclusief het verlof van je medewerker. Op basis van het ingevoerde werkrooster in het contract worden ook roostervrije dagen getoond.

Door te klikken op saldi, kom je terecht in het overzicht van het aantal verlof dagen. Hier kun je overzichtelijk het aantal verlof dagen van elke medewerker bekijken. Onder jaarafsluiting werk je eenvoudig de laatste verlofstanden bij.

Verjaardagen

Geeft een overzicht van alle verjaardagen deze maand en die van de aankomende maand.

Verloop

Toont een overzicht van de in- en uitdiensttredingen per maand.

Verstrekkingen

Alle verstrekkingen per medewerker op een rij.

Correspondentie

Naast een weergave van de uitgaande correspondentie aan medewerkers, kun je van hieruit ook eenvoudig (groeps)brieven aanmaken. Gebruik hiervoor de knop 'correspondentie toevoegen'. De brieven worden automatisch in het juiste personeelsdossier geplaatst, waar je de brief op individueel niveau eventueel nog kunt aanpassen.

Aanvullen voorwaarden (salaris)

Een overzicht van de totaalbedragen per arbeidsvoorwaarde op boekingsdatum en op verwerkingsdatum. Vanuit tabblad 'exporteer' maak je een .csv bestand (te openen in Excel) aan met alle relevante mutaties voor de salarisverwerking.

Contracten

Het tabblad 'huidige contract geeft per medewerker de start - en einddatum, functie en salaris in een oogopslag. Onder de andere tab 'verlopen contract' vind je de medewerkers die op dit moment geen lopend contract hebben en niet uit dienst zijn gemeld.

Uit-dienst

In het personeelsdossier kun je het dienstverband van een medewerker beëindigen. Zodra dit gebeurt verplaatst de medewerker van in-dienst naar uit-dienst. Door op de naam de klikken kun je het personeelsdossier bekijken, inclusief de ingevoerde reden van het vertrek.

terug naar boven

Onderdelen van het personeelsdossier

Persoonlijke gegevens

Onder het kopje persoonlijke gegevens vind je in één oogopslag de meest belangrijke NAW-gegevens inclusief foto. Deze gegevens kun je eenvoudig aanpassen door op het potloodje te klikken.

Taken

De takenlijst is een checklist. Met deze lijst kun je eenvoudig afvinken welke items er al zijn ontvangen, afgerond of uitgevoerd. De acties die nog actief zijn blijven zichtbaar tot deze zijn afgevinkt. Zijn alle items afgerond, dan verschijnt de melding alle items zijn afgevinkt. Ook hier geldt dat je door op het potloodje te klikken wijzigingen kunt doorvoeren. Het systeem maakt een aantal taken automatisch voor je aan (zie verder in deze handleiding). Zelf maak je eenvoudig een nieuwe taak aan door op het groene plusje te klikken. Je kunt de taak op een bepaalde datum naar jezelf of een collega laten mailen als handige reminder.

Functioneringsgesprekken

In het veld functioneren vind je alles om een verslag te maken van een gehouden functioneringsgesprek. Je drukt op het groene plusje om een nieuw gesprek toe te voegen. Wanneer je de benodigde gegevens hebt ingevuld, kom je in het sjabloon van het functioneringsgesprek. Je kunt hier een aantal standaard vragen en/of opmerkingen opnemen. Door op bewerken te klikken kun je gegevens aanvullen of wijzigen. Tevens kun je het verslag gemakkelijk printen door op afdrukken te klikken.

Opmerkingen

In het veld opmerkingen kun je per medewerker belangrijke opmerkingen toevoegen. Deze worden met datum van invoer op de medewerkerskaart getoond. Mocht een opmerking niet meer van kracht zijn dan verwijder je deze met het kruisje.

Verstrekkingen

In het veld verstrekkingen houd je precies bij wat de medewerkers in bruikleen heeft van de onderneming. Denk aan mobiele telefoon, laptop, sleutel van het pand, etc.

Bestanden

In het veld bestanden kun je overige documenten en afbeeldingen opslaan die voor deze persoon van toepassing zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een CV, vakantiekaart of overige overeenkomsten.

Verzuim

Onder verzuim beheer je het verzuim van je medewerker. Door op het groene plusje te klikken kom je in het invoerveld waar je een omschrijving van de ziekmelding kunt invoeren. Ook vul je hier de datum van de melding in en druk vervolgens op verzuim melden om de melding officieel te maken.

Nu de medewerker is ziekgemeld zal hij in het hoofdscherm rood kleuren met het aantal dagen van afwezigheid. Ook zul je in de medewerkerskaart zien dat er een groene smiley is verschenen naast de ziekmelding. Door op deze smiley te klikken kun je de medewerker beter melden. De verzuimdagen worden automatisch ingevuld, deze kun je met de hand wijzigen. Een overzicht van alle verzuimmeldingen voor deze medewerker roep je op door te klikken op het map icoontje.

Tijdregistratie

In het veld tijdregistratie kun je het verlof van je medewerker aanpassen en bekijken. Ook beheer je hier tijd-voor-tijd compensatie, eventuele ATV regeling of andere zaken die je ten aanzien van de werk/verlofuren wenst te registeren.

Door op het groene plus icoontje te klikken kun je verlof toevoegen van je medewerker. Door een start en eind datum te selecteren kun je een periode van verlof aanmaken. Je dient handmatig het aantal "op te nemen uren" in te vullen, omdat dit per medewerker verschillend kan zijn. Door te klikken op " verlof toevoegen" wordt automatisch het verlof verwerkt en kun je bij het verlof overzicht de periode van verlof bekijken. Ook wordt automatisch het verlofsaldo van je medewerker opnieuw berekend.

Door op het rekenmachine icoontje te klikken kom je terecht in het aantal verlofdagen van je medewerker. Hier kun je gemakkelijk het verlofsaldo van je medewerker aanpassen. Door te klikken op bewaren worden automatisch het verlofsaldo aangepast. Een overzicht van al het verlof voor deze medewerker roep je op door te klikken op het map icoontje

Correspondentie

In het veld correspondentie maak je brieven aan voor je medewerker. Let op: contractuele wijzigingen die je per brief bevestigt, maak je aan in het contracten onderdeel! Denk hierbij aan wijziging van functie, salaris, werkuren of een verlenging van het contract.

Opleiding

In het veld opleiding houd je eenvoudig bij welke (functie relevante) opleidingen, trainingen, cursussen en dergelijke de medewerker heeft gevolg en wanneer eventuele certificaten verlopen.

Aanvullende voorwaarden en mutaties

In het veld aanvullende voorwaarden kun je veel handige informatie kwijt. Daarnaast kun je ervoor kiezen om een (gedeelte van) de invoer te exporteren, bijvoorbeeld ten behoeve van de salariverwerker. Enkele voorbeelden:

• pensioenregeling
• spaarloonregeleing
• levensloopregeling
• bonus
• gratificatie
• financiele afwikkeling van opleidingen

terug naar boven

Instellingen

Alle bedrijfsgegevens, sjablonen van contracten, brieven, verslagen en controlelijsten kun je naar eigen smaak vormgeven. Om aanpassingen te doen klik je op je eigen naam of op 'instellingen'rechtsboven in het scherm. Hier kun je vervolgens kiezen uit een aantal menu opties via de pictogrammen.

Voorkeuren

Bij voorkeuren stel je de gegevens van de hoofdgebruiker in. Gevraagd wordt de volledige naam, e-mailadres en telefoonnumer onder 'contactpersoon'. Het contact met Prettig Personeel zal op basis van deze gegevens verlopen. Daarnaast ontvang je op het ingegeven e-mailadres ook de notificaties.

Wachtwoord:
Hier stel je je wachtwoord in.

Thema:
Hier kun je Prettig Personeel een persoonlijk tintje geven door één van de kleurenthema's te selecteren.

Notificaties:
Wanneer je met meerdere gebruikers in het systeem werkt, kun je hier instellen of je - als hoofdgebruiker - notificaties wenst te ontvangen van wijzigen doorgevoerd door de andere gebruikers.

Organisatie

Onder organisatie vind je alle informatie voor het bedrijf.

Organisatie:
De naam van je bedrijf (hoofdvestiging) vul je hier in. Daarnaast kun je hier het logo van je bedrijf uploaden. Het Prettig Personeel logo in de linkerbovenhoek wordt dan vervangen door het bedrijfslogo.

Vestigingen:

Onder het plusje:
Een nieuwe vestiging toevoegen. In het invulscherm geef je de adresgegevens en dergelijke op.

Onder het 'roosje':
Afwijkende instellingen kun je hier kwijt (zie opsomming hierna onder 'instellingen')

Onder de 2 pijltjes:
Haal gegevens op uit Exact Online.

Onder het huisje:
Beheer afdelingen van de vestiging.

Instellingen

Hier geef je een aantal basisgegevens van je bedrijf op. Wanneer je meerdere vestigingen hebt, dan worden deze automatisch overgenomen (afwijkende regels kun je kwijt onder 'vestigingen'). Het gaat om de volgende instellingen:

• Gebruikelijke arbeidsduur per week in uren
• Salarisperiode
• Aantal vakantieuren per jaar op basis van een fulltime contract
• Categoriën; welk soort uren worden opgenomen in de tijdregistratiemodule (bijvoorbeeld ATV, leeftijddagen, etc.)
• Verloftypen (bijvoorbeeld kort verzuim, bijzonder verlof, etc.)
• Type medeweker (bijvoorbeeld stagiair, detacheringskrachten, etc.)
• Type verstrekkingen (bijvoorbeeld laptop, telefoon, bedrijfskleding, etc.)
• Bestandstypen (bijvoorbeeld overeenkomsten, correspondentie, verslagen, etc.)
• Bijzonderheden verzuim (bijvoorbeeld WAO verleden)
• Opleidingstypen (lijst van relevante opleidingen binnen je organisatie)

Sjablonen

Met behulp van de sjablonen kun je eenvoudig documenten opstellen. Hier kun je nieuwe sjablonen aanmaken en bestaande sjablonen bewerken. Nadat je deze hebt aangemaakt genereer je vanuit het personeelsdossier per medewerker

• Contracten
  De sjablonen die hier staan, zijn beschikbaar in de contractenmodule bij het aanmaken van een nieuw contract.
• Wijzigingsbrieven op contracten
  De sjablonen die hier staan, zijn beschikbaar in de contractenmodule bij het aanmaken van een wijziging op een lopend contract.
• Verzuimdocumenten
  Denk hierbij aan evaluatieverslagen of het plan van aanpak (formulier UWV) in het kader van de reïntegratie van een zieke medewerker. Deze sjablonen zijn beschikbaar in de module verzuim.
• Functionering
  Hier kun je alle formulieren kwijt die je gebruikt bij het beoordelen en begeleiden van medewerkers. Deze sjablonen zijn bescikbaar in de module functioneren.
• Overige correspondentie en documenten
  Bijvoorbeeld scholings- of bruikleenovereenkomsten, maar ook alle overige brieven aan medewerkers. Deze sjablonen zijn beschikbaar in de module documenten. Ook op medewerkerniveau kun je direct een sjabloon aanmaken of een brief aan meerdere medewerkers aanmaken en verzenden (uitleg XXXX).

Contracten:

Onder het plusje:
Voeg een nieuw contractsjabloon toe

Wijzigen van een bestaand sjabloon:
Klik op de naam en het bestand wordt aan de rechterzijde geopend.

Prettig Personeel werkt met behulp van sjabloonvelden. Zodra je een contract genereert gebruikt het systeem alle stamgegevens van zowel de medewerker als het bedrijf. Hiernaast zie je een bestaand contract dat met behulp van deze sjabloonvelden is ingevuld. De gebruiksvriendelijke teksteditor laat je eenvoudig de stijlen aanpassen en door op het veld sjabloonvelden te klikken komt er een volledige lijst tevoorschijn. Wat deze velden precies betekenen en waar ze naar verwijzen kun je zien in de bijlage. Download hier het PDF bestand met uitleg over alle contract sjablonen.

Taken

Per medewerker stel je een standaard takenlijst op die vanaf indiensttreding aan de medewerker wordt gehangen. Zo kun je afvinken of er bijvoorbeeld al een kopie van het id-bewijs is ontvangen en of het contract al getekend is. Onder dit tabje verwijder je de taken door op het rode kruisje te klikken. Toevoegen doe je met de groene plus knop.

terug naar boven

terug naar boven

Automatische reminders

Wanneer het systeem gevuld is met relevante informatie, maakt het automatisch reminders aan van de belangrijkste gebeurtenissen. Je ontvangt een mail en er wordt een taak toegevoegd aan je slimme takenlijst. Deze automatische reminders kent Prettig Personeel:

Verzuim

• eerste dag
• eerste week
• 6 weken - probleemanalyse
• 8 weken - plan van aanpak
• elke 6 weken - evaluatie plan van aanpak herinnering
• 42 weken - ziekmelding bij UWV
• 52 weken - eerstejaarsevaluatie
• 86 weken - aanvragen WIA
• elke maand - herinnering voor verzending verzuimgegevens aan verzekeraar
• 3de ziekmelding in een jaar tijd (of vaker)

Contracten

• einde proeftijd
• tijdelijke overeenkomst eindigt binnen een maand
• tijdelijke overeenkomst eindigt binnen een week
• tijdelijke overeenkomst is geëindigd

Overige

• verjaardag medewerker over een week
• verjaardag medewerker vandaag
• verlopen van een opleiding/certificaat binnen 2 maanden
• verlopen van een opleiding/certificaat
• verlopen van een taak vandaag