Werkkostenregeling lastenverlichting of -verzwaring?
Per 1 januari kunnen werkgevers kiezen om de nieuwe werkkostenregeling toe te gaan passen. Hierbij hoef je niet meer per medewerker de verstrekkingen te bepalen aan de hand van het Handboek Loonheffingen, maar vallen alle zaken die tot het loon gerekend worden onder het forfait. Dit forfait bedraagt 1,4% van de brutoloonsom in dat jaar.
Als werkgever moet je je bij alle uitgaven afvragen of dit van het forfait af moet gaan. De regels daarvoor zijn iets eenvoudiger dan de huidige die opgenomen zijn in het handboek. Aan de andere kant wil je niet boven de vrije ruimte van het forfait uitkomen, want daar betaal je als werkgever maar liefst 80% eindheffing over. Maar hoe weet je hoeveel ruimte je nog hebt?
Dat vergt samenwerking tussen de boekhouder (financiele administratie) en de salarisadministrateur. Een voorbeeld: de factuur voor een personeelsfeest wordt verwerkt in de financiele administratie en dat bedrag komt ten laste van het forfait. Vanuit de salarisadministratie kan de vrije ruimte worden berekend aan de hand van de loonsom van werknemers in dienst in dat jaar. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met tussentijdse uit- en indiensttredingen. Daarnaast worden een aantal forfaitaire vergoedingen in de eerste plaats via de salarisadministratie verwerkt. Kortom, om de actuele stand te achterhalen van de vrije ruimte moeten de boekhouder en de salarisadministrateur gegevens uitwisselen.
Uit dit verhaal wordt duidelijk dat het belangrijk is dat er aanpassingen worden gedaan in de financiele software waarmee gewerkt wordt. De meeste leveranciers zijn hier al mee bezig en hopen op tijd klaar te zijn.
Is het nu een lastenverlichting of een -lastenverzwaring? Dit kan voor iedere werkgever anders uitpakken. Om over te gaan naar de nieuwe regeling dienen een aantal zaken goed worden onderzocht. Een checklist:
- Welke huidige vergoedingen en verstrekkingen vallen in het forfait? En welke zijn vrijgesteld (bijvoorbeeld zakelijke reiskosten, vakliteratuur en meer)?
- Hoe hoog is het forfait gemiddeld in je onderneming?
- Is het jou als werkgever toegestaan om regelingen ten aanzien van vergoedingen en verstrekkingen, zoals opgenomen in individuele of collectieve arbeidsovereenkomst of personeelsreglement, eenzijdig aan te passen? Of dient de OR, MR of personeelsvertegenwoordiging gehoord te worden?
- Zijn boekhouding en salarisadministratie voldoende op de hoogte van toepassing van de regeling en kunnen zij efficiënt communiceren, bijvoorbeeld met behulp van de gebruikte software?
Meer informatie over de regeling in detail vind je op de site van de belastingdienst. Je kunt natuurlijk ook contact opnemen met je financieel specialist.
