Wettelijke grondslag voor digitale personeelsdossier stap dichterbij
Veel ondernemers willen de papierstroom op kantoor verminderen door bijvoorbeeld personeelsdossiers te digitaliseren. Tegelijk zijn zij vaak huiverig om dit door te voeren, omdat er geen duidelijke wettelijke grondslag voor is die digitale opslag toestaat.
Onlangs heeft de overheid het beschikbaar stellen en archiveren van loonstroken bij wet toegestaan, zoals te lezen is in Staatsblad 2010, nummer 205.
De werknemer moet wel expliciet zijn toestemming verlenen voor de digitale aanlevering. Deze instemming kan worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst of in een apart document. Daarnaast moet de mogelijkheid worden geboden om de loonstroken op te slaan, bijvoorbeeld op de eigen computer van de werknemer.
In het algemeen geldt dat alle documenten digitaal mogen worden opgeslagen in een (online) personeelsdossier. Hierbij moet het aannemelijk zijn dat het de originele documenten betreft. In de praktijk zal dit echter meestal geen problemen opleveren bij een controle door bijvoorbeeld de Belastingdienst.
